ROL EN WERKWIJZE COORDINATIEGROEP FIETSERSBOND REGIO HAARLEM

1  INLEIDING
De Coördinatiegroep (CG) is in januari 2008 opgericht. De CG bestaat nu (2024) uit:

• Kees Joustra
• Gert Klijn (penningmeester)
• René Rood
• Ad Stavenuiter

Er is in 2010 gekozen voor een nieuwe naam: ‘Coördinatiegroep’ in plaats van ‘Bestuur’; er is in deze opzet geen voorzitter. Een formeel bestuur is niet nodig. Een afdeling van de Fietsersbond valt onder het Landelijk Bureau (LB) van de Fietsersbond in Utrecht. Het LB stelt de verplichting dat het geld dat in de afdeling omgaat, goed wordt beheerd en dat er verantwoording over wordt afgelegd aan de leden en aan het LB. Daarom wijst de CG een penningmeester aan en wordt een kascommissie benoemd.

In de afdeling “Regio Haarlem” zijn lokale afdelingen (of werkgroepen) actief.
Daar gebeurt het praktische Fietsersbond-werk. De afdelingen hebben ieder een voorzitter, die algemeen aanspreekpunt is voor pers, politici, ambtenaren, maatschappelijke organisaties en publiek voor de Fietsersbond-zaken in zijn of haar gebied.

Soms speelt een zaak zich op het grondgebied van meer dan één afdeling. In dat geval zal een ad hoc-oplossing worden gevonden over hoe de zaken moeten worden aangepakt. Komt men er in de afdelingen niet uit, dan wordt het vraagstuk voorgelegd aan de CG.

Verder is er een werkgroep Haarlemmer Wielen die bestaat uit een redactie en een bezorgdienst.
Alle werkgroepen zijn dienstbaar aan alle lokale afdelingen.

De CG is ingebed in de afdelingen; zo mogelijk komen de leden uit de lokale afdelingen waaruit de afdeling Regio Haarlem bestaat.

2  VISIE EN WERKWIJZE

VISIE
De CG neemt taken op zich die de afdeling als geheel betreffen en ze coördineert – voor zover nodig – het werk van de afdelingen.

De CG gaat ervan uit dat de afdelingen de belangen van de Fietsersbondleden in hun regio vertegenwoordigen. Die groepen bestaan uit actieve vrijwilligers die het praktische, vooral verkeerskundige werk verrichten. Zij hebben ieder hun eigen werkwijze en overlegstructuur. Ze komen het beste tot hun recht als ze zich kunnen concentreren op zaken waar ze goed in zijn en die ze leuk vinden.

WERKWIJZE

1. De CG bewaakt het algemene beleid van de afdeling en geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de afdelingen;
2. De CG is aanspreekpunt voor en onderneemt actie bij Fietsersbond-zaken die de gehele afdeling betreffen;
3. De CG bevordert de samenwerking tussen de lokale afdelingen;
4. De CG geeft – op verzoek – steun aan de lokale afdelingen;
5. De CG onderhoudt het contact met de leden.

Dit betekent in de praktijk dat de CG op verschillende terreinen werkt:

a)  Het landelijk bureau

• Contact onderhouden met het LB over algemene fietszaken;
• De afdeling Regio Haarlem vertegenwoordigen bij de Ledenraad van de landelijke Fietsersbond.

b)  De provincie Noord-Holland

• Contact onderhouden voor wat betreft Fietsersbond-zaken voor de Regio Haarlem;
• Onderhouden van overleg tussen de provincie en alle Fietsersbond-afdelingen in Noord-Holland in samenwerking met het LB.

c)  De leden van de Fietsersbond Regio Haarlem

• Werven en binden van leden en van actieve leden;
• Informatie verschaffen, met name Haarlemmer Wielen en website;
• Houden van jaarlijkse algemene ledenvergadering;
• Beheren van de lopende financiën.

d)  De lokale afdelingen

• Stimuleren van samenwerking (bijeenkomsten, gezamenlijke activiteiten);
• Afstemmen van activiteiten (fietsverlichtingsacties, vrachtauto’s).

e)  Het publiek

• Gezamenlijke acties en/of persberichten;
• Het organiseren van verkiezingsdebatten.

3.  WERKPLAN

De vier punten uit de werkwijze volgen uit de ontwikkelingen gedurende een jaar. De ‘klussenlijst’ ziet er dan als volgt uit:

a)  Het Landelijk Bureau van de Fietsersbond:

• Contact over algemene fietszaken
• Contact Kaderondersteuning;
• Contact Publiciteit;
• Contact administratie (ledenlijst, bestellen materiaal);
• Deelnemen aan themabijeenkomsten;
• Deelnemen aan de Ledenraad.

b) De provincie Noord-Holland

• Coördinatie onderwerpen die de Fietsersbond aangaan (OV, provinciale subsidies);
• Coördinatie Regionaal fietsoverleg.

c) De leden van de Fietsersbond Regio Haarlem

• Voorbereiden algemene ledenvergadering;
• Werven van actieve leden;
• Beheer ledenadministratie.

d)  De lokale afdelingen

• Organiseren of coördineren van bijeenkomen van actieve leden (fietstocht, etentje, borrel, themadiscussie);
• Afstemmen van activiteiten;
• Organiseren van fietstocht voor nieuwe leden.

e) Het publiek

• Kraam op markten om de naamsbekendheid van de Fietsersbond te vergroten en leden te werven;
• Het organiseren van verkiezingsdebatten

WERKZAAMHEDEN COORDINATIEGROEP

a)  Jaarvergadering

• Het voorbereiden en organiseren van de jaarvergadering;
• Het beheren van de financiën en het afleggen van verantwoording daarover.

b) Externe communicatie

• Overleg met de websitebeheerders
• Overleg met redactie Haarlemmer Wielen;
• Communicatie met de bezorgdienst HW.

c) Interne administratie

• Beheer (leden)administratie;
• Doorsturen en behandelen e-mails;
• Opstellen van persberichten die de Fietsersbond als geheel aangaan (bijv. bij verkiezingsdebatten).

d) Beheer eigen materiaal

• Beheer en bestellen van materiaal voor acties.

d) Coördinatiegroep

• Vergaderingen CG (4 à 6 x per jaar);
• Verslagen van vergaderingen.
• Organisatie en agendabeheer vergaderingen.

e) Actieve leden

• Organisatie actieve leden fietstocht;
• Organiseren van een fietstocht voor nieuwe leden.
• Organisatie thema-avonden e.d.

 

Haarlem, mei 2024 (Update van de versie juli 2019)

 

Contactadres bij vragen/opmerkingen: stuur een mail naar:
René Rood
[email protected]
Tel. 06-45.47.22.87

 

Wil je deze tekst nog eens op je gemak doorlezen, dan kun je hem hier downloaden